임금명세서 안 주면 과태료 30만원, 5인 미만 사업장도 해당되나

1. 임금명세서는 누구에게, 언제 줘야 하나요?

10월 급여를 이체하면서 명세서까지 따로 보내야 하는지 고민하는 대표가 많습니다. 답은 급여를 줄 때마다 보내야 한다는 것입니다.

임금명세서 교부 의무는 2021년 11월 19일부터 시행돼 다음 달이면 시행 5년이 되고, 상시 근로자 수와 관계없이 임금을 주는 사용자에게 적용됩니다.

근거는 근로기준법 제48조 제2항입니다. 사용자는 임금을 지급하는 때에 임금의 구성항목, 계산방법, 공제 내역을 적은 임금명세서를 근로자에게 서면으로 교부해야 합니다.

근로계약 형태로 대상을 가르지 않습니다. 정규직뿐 아니라 시급제 아르바이트, 하루 단위로 일하는 일용근로자도 임금을 받는 근로자라면 명세서를 받습니다.

퇴사한 직원도 마찬가지입니다. 마지막 달 급여를 정산해 보낼 때 역시 임금을 지급하는 때이므로, 그 급여에 대한 명세서를 함께 보내야 합니다.

시점은 임금을 지급하는 때입니다. 상여금이나 성과금을 정기 급여와 다른 날 주더라도 그날 역시 임금을 지급하는 날이므로, 그 지급분의 명세서도 함께 준비해 두는 편이 조문에 맞습니다.

2. 5인 미만 사업장도 임금명세서를 줘야 하나요?

줘야 합니다. 근로기준법은 상시 5명 이상 사업장에 전부 적용되고, 4명 이하 사업장에는 대통령령이 정한 조항만 적용됩니다(근로기준법 제11조).

그 목록이 근로기준법 시행령 별표 1입니다. 연장근로 가산수당(제56조)과 연차휴가(제60조)는 이 목록에 없습니다. 반면 임금 장에서는 제43조부터 제45조, 제47조부터 제49조까지가 들어 있어 제48조가 포함됩니다.

그래서 가산수당 의무가 없는 작은 가게도 임금명세서는 줘야 합니다. 과태료 조항(제116조)도 4명 이하 사업장에 적용되는 규정을 어긴 경우에 그대로 적용됩니다.

예외는 하나입니다. 동거하는 친족만 사용하는 사업에는 근로기준법이 적용되지 않습니다. 친족이 아닌 직원이 한 명이라도 있으면 그 직원에게는 명세서를 줘야 합니다.

임금대장과 헷갈리기 쉬운 지점도 있습니다. 시행령 제27조제3항은 4명 이하 사업장 근로자의 근로시간수와 연장근로 시간수를 임금대장에 적지 않아도 된다고 정합니다. 임금명세서 기재사항을 정한 조문에는 이런 생략 규정이 없습니다.

정리하면 직원 수를 세어 적용 여부를 따지지 않아도 됩니다. 친족이 아닌 직원에게 임금을 주는 사업장이라면 명세서는 기본으로 준비한다고 보면 됩니다.

3. 임금명세서에는 무엇을 적어야 하나요?

근로기준법 시행령 제27조의2가 여섯 가지를 정합니다.

• 근로자를 특정할 수 있는 정보(성명, 생년월일, 사원번호 등)
• 임금지급일
• 임금 총액
• 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금 등 구성항목별 금액
• 출근일수·시간에 따라 금액이 달라지는 항목의 계산방법(연장·야간·휴일근로는 그 시간 수 포함)
• 법령이나 단체협약에 따라 공제한 항목별 금액과 공제 총액

가장 자주 빠지는 것은 다섯째 계산방법입니다. 시급제 직원이라면 "시급 12,000원 × 120시간 = 1,440,000원"처럼 금액이 나온 식을 적어야 합니다. 총액만 적힌 명세서는 기재사항 누락에 해당할 수 있습니다.

식사권이나 상품권처럼 통화 이외의 것으로 지급한 임금이 있다면 금액 대신 그 품명과 수량, 평가총액을 적습니다. 제43조가 임금을 통화로 주는 것을 원칙으로 하므로 이런 지급은 법령이나 단체협약에 근거가 있을 때만 할 수 있습니다.

공제 내역은 4대보험 근로자 부담분과 소득세처럼 법령에 근거한 공제를 항목별로 나눠 적습니다. 공제 합계 한 줄만 적으면 근로자가 실수령액을 검산할 수 없습니다.

조문 원문을 직접 확인하고 싶다면 서류닷컴 통합검색에서 법령명으로 바로 찾을 수 있습니다.

4. 안 주거나 잘못 적으면 과태료는 얼마인가요?

근로기준법 제116조제2항제2호는 제48조를 위반한 자에게 500만원 이하의 과태료를 정하고, 실제 금액은 시행령 별표 7이 위반 유형별로 나눕니다. 아래는 법정 서식이 아니라 서류닷컴이 별표 7을 급여 업무 순서대로 묶은 표입니다.

과태료는 고용노동부장관이 부과·징수합니다(제116조제3항). 명세서 한 장을 빠뜨린 일이라도 같은 위반이 반복되면 차수가 올라가 금액이 커집니다.

차수는 최근 1년 안에 같은 위반으로 과태료 처분을 받았는지로 셉니다. 처분받은 날과 다시 적발된 날을 기준으로 기간을 계산합니다.

별표 7은 줄여 주는 경우도 정합니다. 사소한 부주의나 오류로 생긴 위반, 위반 상태를 고치려고 노력한 사정이 인정되면 2분의 1 범위에서 금액을 줄일 수 있습니다. 과태료를 체납하고 있다면 감경 대상에서 빠집니다.

과태료보다 큰 문제는 서류끼리 숫자가 어긋나는 것입니다. 명세서, 임금대장, 통장 이체 내역의 금액이 다르면 장려금 심사나 근로자와의 임금 분쟁에서 설명할 자료가 사라집니다.

5. 카카오톡이나 이메일로 보내도 교부한 것이 되나요?

제48조제2항은 서면에 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호의 전자문서를 포함한다고 적고 있습니다. 전자문서는 정보처리시스템으로 전자적 형태로 작성·송신·수신·저장된 정보입니다.

그래서 이메일로 보낸 명세서 파일, 메신저로 보낸 파일, 급여관리 프로그램에서 근로자에게 발송한 명세서도 교부 방법이 될 수 있습니다. 종이로 출력해 손으로 건넬 필요는 없습니다.

다만 전자문서로 보낸다면 근로자가 실제로 받아 열어 볼 수 있는 경로여야 합니다. 직원이 쓰지 않는 메일 주소로 보내 두는 방식은 나중에 교부 여부를 두고 다툼이 생길 때 설명하기 어렵습니다.

방법보다 중요한 것은 보낸 기록입니다. 근로감독관이 확인을 요구할 때 언제 누구에게 무엇을 보냈는지 바로 보여 줄 수 있어야 합니다. 발송 내역을 월별 폴더에 임금대장과 함께 모아 두면 됩니다.

임금대장은 마지막으로 적어 넣은 날부터 3년간 보존해야 합니다(제42조, 시행령 제22조). 직원 입퇴사 때의 신고 서류도 같은 폴더에 두면 날짜 대조가 쉬워집니다. 입사일 기준 신고 기한은 4대보험 취득신고 기한 글에 정리해 두었습니다.

6. 이번 달 급여일까지 무엇을 준비하면 되나요?

처음 명세서를 만드는 사업장이라면 아래 순서로 한 번 틀을 잡아 두면 다음 달부터는 숫자만 바꾸면 됩니다.

1. 직원별로 근로계약서의 임금 구성(기본급·수당·상여)을 확인합니다.
2. 시간에 따라 금액이 달라지는 항목을 골라 계산식을 적을 칸을 만듭니다.
3. 4대보험 근로자 부담분과 소득세 공제를 항목별 칸으로 나눕니다.
4. 성명, 임금지급일, 총액 칸을 넣어 여섯 항목을 모두 갖춘 양식을 만듭니다.
5. 급여 이체와 같은 날 명세서를 이메일이나 메신저로 보냅니다.
6. 발송 내역과 임금대장을 월별 폴더에 3년간 보관합니다.

양식은 엑셀 한 장으로도 충분합니다. 급여관리 프로그램을 쓴다면 출력되는 명세서에 여섯 항목이 모두 찍히는지만 확인하면 됩니다.

직원이 여럿이라면 명세서와 임금대장을 같은 원본 자료에서 뽑아야 숫자가 어긋나지 않습니다. 한쪽만 고치면 다음 달에 차이가 쌓입니다.

이번 급여일 전에 지난달 명세서를 꺼내 계산방법 칸이 비어 있지 않은지부터 확인해 두세요.

기준·최종 확인: 2026. 10. 04. 근로기준법(2026. 10. 2. 시행) 제11조·제42조·제43조·제48조·제116조, 근로기준법 시행령(2025. 10. 23. 시행) 제22조·제27조·제27조의2·별표 1·별표 7을 국가법령정보센터 원문으로 대조했습니다.

자주 묻는 질문

아르바이트생이 명세서는 필요 없다고 하면 안 줘도 되나요?

교부 의무는 사용자에게 있고, 근로자가 원하지 않는다고 면제하는 규정은 근로기준법에 없습니다. 짧게 일하는 아르바이트생에게도 급여를 줄 때마다 명세서를 보내야 합니다.

가족 한 명과 직원 한 명이 일하는 가게도 대상인가요?

동거하는 친족만 사용하는 사업에는 근로기준법이 적용되지 않습니다. 친족이 아닌 직원이 한 명이라도 있으면 그 직원에게는 임금명세서를 줘야 합니다.

임금명세서와 임금대장은 같은 서류인가요?

다릅니다. 임금대장은 사업장이 작성해 3년간 보존하는 장부이고, 임금명세서는 급여를 줄 때 근로자에게 건네는 서류입니다. 둘 다 근로기준법 제48조의 의무라 각각 과태료 대상입니다.