제8절 효율적인 사무소 운영방법

• 2) 행정제재처분효과의 승계

제16조(제25조의13제1항에서 준용하는 경우 포함)에 따라 폐업신고를 한 후 업무를 다시 시작하는 신고를 한 행정사(행정사법인을 포함)는 폐업신고 전 행정사의 지위를 승계한다(법 제33조제1항). 즉 행정사나 행정사법인이 폐업 후 행정사나 행정사법인의 실체를그대로 유지한 채 업무를 다시 시작할 경우 폐업신고 전 지위를 그대로 승계한다. 이 경우 다시 시작하는 행정사나 행정사법인의 사무소 명칭이 달라진다고 하여도 행정사나 법인구성원이 그대로 유지되고 있다면 지위의 승계에는 영향이 없다고 할 것이다. 따라서폐업 전 수행하던 업무를 계속할 필요가 있는 경우 과거 업무수행 과정이 연속되는 것이며 행정기관에 대한 대리 권한 등도 그대로 유지된다. 폐업 후 새로운 사무소 명칭으로업무신고를 하였다 하여 과거 위임받은 업무를 방기해서도 안 될 것이다. 이러한 행정사 지위의 승계에 따라 행정사나 행정사법인이 폐업했다가 다시 업무시작신고를 하는 경우, 페업신고 전에 받은 업무정지 처분의 효과는 그 처분일부터 1년간 업무를 다시 시작하는 신고를 한 행정사에게 승계된다. 즉 법 제32조제1항의 위반행위를 이유로 업무정지 처분을 받은 행정사나 행정사법인은 폐업신고 후 다시 업무를 시작하더라도 업무정지 처분을 받은 날로부터 1년간은 업무정지 처분의 효과가 승계된다. 따라서 영업정지 처분 중인 기간 동안에는 폐업 후 새로운 업무신고가 불가능할 뿐 아니라 영업정지 처분기간이 지나 폐업 후 새로운 업무신고를 한 경우에도 과거 영업정지처분을 받은 날로부터 1년간은 폐업 전 영업정지 처분의 효과가 승계되므로 새로운 영업정지 사유가 발생할 경우 영업정지 처분의 기준과 횟수 기산에 영향을 줄 수 있음을 의미한다. 또한 행정사나 행정사법인이 폐업했다가 다시 업무 시작 신고를 하는 경우, 업무를 다시 시작하는 신고를 한 행정사나 행정사법인에 대하여 폐업신고 전 법 제32조제1항 각 호의 위반행위를 사유로 업무정지의 행정처분을 할 수 있다. 다만, 폐업신고를 한 날부터업무를 다시 시작하는 신고를 한 날까지의 기간이 1년을 넘은 경우는 그러하지 아니하다 (법 제33조제3항). 행정사나 행정사법인이 업무정지 처분에 해당하는 위반행위를 한 후폐업하게 되면 업무정지 처분 대상이 없어지게 되므로 처분을 할 수 없게 된다. 따라서일단 폐업하여 업무정지 처분을 피한 후 다시 업무신고를 하여 업무를 계속하는 것을 막기 위한 장치이다. 이 경우 폐업신고를 한 날부터 다시 업무신고를 한 날까지 기간이 1년을 넘을 경우는 본 조항을 적용하지 않도록 하고 있는데, 이는 업무정지 처분의 최대 기간이 6개월임을 감안한 것이라 하겠다. 따라서 위 제33조제3항에 따라 업무정지의 행정처분을 하는 경우에는 폐업한 기간과폐업의 사유 등을 고려하여 업무정지의 기간을 정하여야 한다(법 제33조제4항). 즉 폐업한 기간이 짧거나 폐업의 목적이 업무정지 처분 회피로 판단되는 경우 등에는 그렇지 않은 경우보다 상대적으로 무거운 업무정지 처분을 할 수 있을 것이다.

제8절

효율적인 사무소 운영방법

• ① 사무소 위치 선정요령
• 가. 사무소를 개설하고자 하는 후보지역 주변의 유동인구와 자동차 왕래 실태 등 고객수요를 탐색해 본다.
• 나. 행정사 고객수요 추정을 위해 사무소 후보지역 관할 시청, 구청, 경찰서 등 행정관청에 대한 정보공개 청구를 통해 민원접수 현황을 파악해본다.
• 다. 구청, 시청, 경찰서, 등기소 등 행정사 업무를 다루는 행정기관 인접지역을 선정하는 것이 고객발굴 및 사건수임이 용이하며 문서제출이나 행정업무 처리에 편리함을 고려하여 후보지역을 탐색한다.
• 라. 상가밀집지역 등 물품거래가 왕성하고 채권·채무가 자주 발생하는 지역에 그러한 활동과 관련한 민원행정수요가 많을 가능성이 있음을 고려한다.
• 마. 가능한 한 사거리 근처 대로변 사무실이 영업에 유리하다(은행, 병원, 우체국, 자동차 정비공업사 등이 주변에 있으면 좋다).
• 바. 가능한 사무소 위치는 1층 또는 2층이 좋으며(인터넷을 통해 고객을 발굴할 경우오피스텔도 좋다), 사무실 면적은 7~15평 정도가 적절하다.
• ② 의뢰인 상담 등 업무수행 시 유의사항 (1) 행정사는 항상 의뢰인의 인격을 존중하며 친절하고 겸손한 자세로 상담하며 자존심을 건드리는 언행은 절대 하지 않는다. (2) 상담이나 위 수임계약 시 추후 분쟁의 요인이 될 우려가 있는 사건해결을 약속하는 문안이나 언행은 자제한다. (3) 가급적 의뢰인의 말을 많이 청취하고 민원의뢰 의도, 배경파악과 억울한 점이 무엇인지를 파악하는 데 주안점을 둔다. (4) 행정민원은 고객과 행정사가 함께 잘못된 행정처분 시정을 위해 최선을 다해 노력하는 것임을 강조하고 최종 결과는 행정분쟁의 속성과 행정기관의 재량권 특성으로 알 수 없는 영역임을 이해시킨다. (5) 민원인 접견 시 가능한 한 방해요인이 없는 공간(전용상담실 등)을 활용하여 상담하는 것이 바람직하다. (의뢰인의 사생활 보호 등 인권존중이 가능하고 그에 따라진솔한 대화가 이루어질 가능성이 높기 때문이다.) (6) 민원인들이 인터넷, 무료 법률상담 등을 통해 사전 조사 후 상담에 임하는 경우가많으므로 답변 시 사실과 확실한 지식을 토대로 최선을 다함으로써 신뢰감을 줄수 있도록 노력해야 한다. (7) 소송 사안 등 행정사 업무가 아니거나 다른 자격사의 업무영역으로 법적 리스크가있는 사안은 해당 자격사에게 의뢰하도록 유도한다. (8) 상담 또는 의뢰받은 업무를 정확히 모를 때는 독단적으로 처리하지 말고 담당기관에 문의하거나 관련 서적 및 인터넷 등을 통해 명확히 확인하는 습관을 견지하며동료 행정사 또는 전문가의 자문을 받아 활용한다. (⑨ 문서관리 소홀로 문서나 민원상담 및 처리 내용이 유출되어 민원이 발생하지 않도록 체계적인 문서관리와 시건장치 및 컴퓨터보안활동을 생활화한다.

(10) 사무보조원 채용 시 근로계약을 체결한 후 근로계약서 내용에 업무상 비밀누설금지내용을 포함하여 중요성을 주지시킨다. (11) 상담기록부와 업무처리부를 유지하며 인허가 대리 등에 활용할 수 있도록 전용공문양식, 사무소 직인, 전용봉투 등을 제작하여 비치 활용한다.

• ③ 홈페이지와 블로그 활용방안 (1) 블로그, 홈페이지 첫 메인화면에 제시할 디자인과 현출 정보내용을 사전에 구상하여 자신의 콘셉트에 맞게 디자인하여 활용한다. (기존 행정사, 법무사, 변호사의우수 홈페이지를 찾아 벤치마킹하는 방안이 좋다.) (2) 블로그, 홈페이지 작성 및 활용은 배워서 본인이 직접 하는 것이 바람직하다. 다만, 초기에는 적절한 대가를 지불하고 전문가를 활용하는 것도 좋다. (3) 블로그와 홈페이지 관리능력과 문서작성 능력을 조기에 함양하여 자신이 관심이많고 자신 있는 분야의 소재를 발굴하여 정기적으로 꾸준히 글을 업로드하는 것이온라인을 통한 고객발굴에 좋은 방법이다. (4) 초기에는 자신의 홈페이지와 블로그에 대한 관심유도를 위해 큰 비용을 지출하지않는 범위에서 유료광고(월 10만원 내)를 검토하는 것도 좋은 방안이다.

(5) 쉽게 복사·복제할 수 없도록 홈페이지와 블로그를 잘 관리할 필요가 있다.

4 행정사 수임계약서 작성(사례안)

• 가. 행정사무 위임계약서행정사에게 의뢰인과의 계약을 체결하는 것은 매우 중요하다. 계약서는 의뢰받은 사건을 종결 시까지 보관하여야 하나, 사건이 종결된 후에도 의뢰인이 원하는 결과를 얻지못할 경우 문제를 제기할 수 있으므로 사건종결의 유형에 따라 상당한 기간 동안 보관할필요가 있다. 의뢰인들이 사건을 의뢰할 경우 의뢰인 자신이 유리한 방향으로 해석하는 경향이 있으므로 계약서를 꼼꼼히 작성하여야 한다.
• 나. 위임창행정사법에 따른 별도 위임장 서식이 없으므로 민원처리에 관한 법률 시행규칙(별지제3호서식)상의 위임장 활용 등 필요에 따라 작성하여 사용하면 된다.

~ 행정사계약서 작성 예시행정사무 업무 위임 계약서위 임 인(갑) : 주식회사 0 00 수임 인(을): 00 0행정사사무소 대표행정사 0 0 0 행정대한행정사회 등록번호 : 제2021-000호업무의 표시 : 0공원조성공사에 편입되는 토지 등에 대한 이의제기 등위 당사자들은 위 표시 업무의 위임에 관한 계약을 다음과 같이 체결한다.

제1조 (목적) 다음갑은 을에게 위 표시 업무를 위임(이하, "위임업무"라 한다.)하여 의뢰하고, 을은 이를 수임한다.

제2조 (계약의 내용) 잡은 위 표시 위임업무를 의뢰하고, 을은 이를 수임한다.

제3조 [수임인의 의무] 을은 행정사로서 법령에 정한 권리와 의무에 입각하여 위임의 내용에 따라 신의성실의 원칙에 따라 최선을다하여 위임업무를 처리한다.

제4조 (수수료)

• 1. 갑은 을에게 위임업무 계약의 성립과 동시에 착수금으로 금000만원(₩000,000)(부가가치세 별도)을 지급한다.
• 2. 을의 위임업무로 인한 관련 자료의 수집, 현장확인, 진술청취, 상담, 신청, 청구, 사실관계증명, 협약, 계약등으로 갑이 수용재결보상금액보다 증액한 경우 갑은 증액 금액의 %에 해당하는 금액(부가가치세 별도) (또는 금000만원)을 올에게 성공보수로 아래 계좌로 지급하기로 한다.

은행명계좌번호예금주비고제5조 [실소요경비 등]

• 1. 실소요경비인 교통비, 출장비, 숙박비 등은 갑이 별도로 부담한다.
• 2. 을이 위임업무를 처리하는데 필요한 등기료, 복사료, 여비, 기타 필요한 실비는 그 전액을 갑이 부담한다.

제6조 [정보제공 등] "갑"은 "을"이 위임사무의 처리를 위하여 필요하다고 인정하여 요구하는 문서 및 기타 자료에 대해 지체 없이 "을"에게 제공 또는 회답하여야 하며 업무수행에 필요한 범위 내에서 관련법령(개인정보보호법 등)이 정하는민감정보, 고유식별정보 및 그 밖의 개인정보 제공 및 활용과 행정기관 등 업무상 필요한 제3자에 대한 자료제공에 동의한다. 제7조 [수권행위] "갑"은 위임업무에 대하여 필요한 경우 "을"이 "갑"을 대리하여 인장조림 사용, 행정기관에 대한 서류제출 등사무를 처리할 수 있는 자격과 권한을 부여하며 "갑"은 "갑"측 관련 당사자들이 "을"의 위임업무 수행에 적극적으로 협력하도록 한다.

제8조 [계약해지) 갑이 이 위임업무 계약에 정한 의무를 이행하지 아니하거나 위임업무의 내용에 관하여 진술한 사실이 허위인때에는, 고의가 아닌 경우라도 을은 이 계약을 해지할 수 있다. 제9조 [위약금지급] 본 계약은 갑이 을에게 이의재결(2차 증액) 종료까지의 위임업무 계약이며, 갑이 이 위임업무 계약을 일방적으로 위반하면, 위약금조로 금 원(부가세별도)을 을에게 지급하여야 한다.

2021. 00. 00.

갑 위임인주소사업자등록번호을 수임인 0 0o행정사사무소 대표 행정사 000 사업장 소재지 강원 원주시사업자등록번호 000- 00- 00000

2 위임장 작성 예시

위 임 장수임인 0 0 0행정사사무소 대표 행정사 00.0 자격증번호 : 00000000 사업장 소재지 : 강원 원주시 000 전화 : 033) 000- 000 팩스 : 033) 000- 000 위 수임인을 행정사법 제2조의 규정에 의거 수임인으로 선임하고 아래에 정한 일체의 권한을 위임합니다.

아래

• 1. 일체의 행정행위
• 가. 행정기관에 제출하는 서류의 작성
• 나. 권리·의무나 사실증명에 관한 서류의 작성
• 다. 제가호부터 제나호까지의 규정에 따라 작성된 서류의 제출 대행(1(fT)
• 라. 인가·허가 및 면허 등을 받기 위하여 행정기관에 하는 신청·청구 및 신고 등의 대리(16포)
• 2. 위탁받은 사무의 사실 조사 및 확인
• 3. 기타 위임사항 2021년 월 일위임인 성 명 : 주식회사 000 대표 000 (인) 법인등록번호: 00000- 0000000 주소 : 강원도 원주시연락처 : 033- 000- 0000